PRIVATLIVSPOLITIK

Privatlivspolitik i Gro Odense Byhaver
eller: hvilke data opbevarer foreningen hvordan og hvorfor.

Version 1, 26. juni 2018

Den følgende privatlivspolitik opbevares af foreningens bestyrelsen. Der findes også en engelsk oversættelse. Teksten findes også på begge sprog på foreningens website www.gro-odense.dk. Linket til dette afsnit på foreningens website udsendes i hvert nyhedsbrev og oplyses ved indmeldelse i foreningen. Bestyrelsen er med andre ord dataansvarlig. Bestyrelsesmedlemmerne nævnes på foreningens websitet.
Gro Odense Byhaver er en frivillig forening, som bliver drevet i fritiden og har et begrænset budget. Derfor benytter vi os af gængse online-tjenester, som hver især indsamler cookies og laver dataanalyse i stor stil. Dette er i formel tale databehandlerne. Medlemmer betaler i et vist omfang med deres data for foreningens gratis brug af tjenesterne. Hvis man vil vide om online-tjenesternes beskyttelse af personfølsomme data, må man besøge deres websites. Bestyrelsen tager hensyn til medlemmer, som ikke ønsker at bruge tjenester som Facebook, ved at udsende de vigtigste oplysninger per e-mail.

Afsnit

1.Data om medlemmerne

2.Data om abonnenter på nyhedsbrevet

3.Offentliggørelse af fotografier på facebook og foreningens website

4.Foreningens website


1.Data om medlemmerne
Bestyrelsen indtaster følgende oplysninger om foreningens medlemmer i et regneark. Hovedformålet er, at indkræve kontingenter og indkalde til generalforsamlinger. Vi fører også en anonymiseret statistik over det samlede antal medlemmer. Statistikken føres af hensyn til budgettet og kan blive videresendt til Odense Kommune i forbindelse med fornyelse af retten til at bruge de kommunale arealer. Ligeledes kan medlemsantallet blive oplyst til fonde ved fondsansøgninger og i øvrig pressearbejde.

  • Navn og e-mail-adresse på medlemmer i den indeværende sæson (f.eks. 2019) samt medlemmer fra forrige sæson (f.eks. 2018). Hvis medlemmer ikke har en e-mail-adresse og oplyser et mobiltelefon-nummer eller en adresse, opbevares denne.
  • For aktuelle medlemmer noteres det, hvad de har indbetalt i kontingent og hvilke bede, de har udlejet.
  • Hvis medlemmerne oplyser navne på medlemmer af deres husstand, noteres disse også, da voksne medlemmer er stemmeberettigede ved generalforsamlingerne. Vi noterer kun, om medlemmerne er børn eller voksne. Vi noterer ikke personfølsomme oplysninger, så som parforhold.
  • Oplysninger om forrige medlemmer opbevares senest indtil juni måned i året derefter (i eksemplet juni 2019). Ved hver sæson gennemgår sletter vi oplysninger om gamle medlemmer, som ikke har fornyet kontingent.
  • Referater fra bestyrelsesmøderne kan indeholde navne på enkelte medlemmer. Disse oplysninger slettes ikke ved årets udgang.


Hvor opbevares disse data? Bestyrelsen benytter et regneark på Google Drive (se www.drive.google.com). Adgangen er begrænset til medlemmer af bestyrelsen.

2. Data om abonnenter på nyhedsbrevet
Foreningen udsender et nyhedsbrev. Vi benytter mailChimp (www.mailchimp.com). Når man abonnerer på nyhedsbrevet, skal man oplyse e-mail og vælge mellem det danske og det engelske nyhedsbrev. Man bestemmer selv, om man oplyser et navn. Vi kontrollere ikke, om navnene er korrekte. Når man framelder sig nyhedsbrevet, slettes ens oplysninger.
Foreningen videregiver ikke e-mail-adresserne til andre personer. Vi gør dog opmærksom på mailChimps privatlivspolitik. Se afsnittet 3. Privacy for Contacts på adressen https://mailchimp.com/legal/privacy .

3.Offentliggørelse af fotografier på facebook og foreningens website
Medlemmerne bestemmer selv, hvilke fotos de oploader til den interne facebook gruppe. Den offentlige facebookgruppe og vores website behandler vi strengere. Hvis folks ansigter kan ses i forgrunden på fotografiet, indhenter vi tilladelser fra dem, før vi offentliggør fotografierne. Vi sletter fotos, hvis folk på fotografiet beder os om det.

4.Foreningens website
Foreningen benytter p.t. firmaet WordPress til at drive websitet. WordPress indsamler oplysningerne om brugerne og videregiver dem til tredjeparter.